INFORMATIVA ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679
Trattamento dei dati personali per finalità informative, organizzative ed eventi (Open Day, webinar, masterclass, iscrizioni e richieste informazioni)
Titolare del Trattamento dei Dati
Associazione culturale A.R.O.N. – Alla ricerca di orizzonti nuovi
Indirizzo email del Titolare: segreteria@scuolearon.com
Tipologie di Dati raccolti
Fra i dati personali raccolti tramite i nostri moduli online (contact form, form iscrizione eventi, richiesta materiali informativi) rientrano:
• nome e cognome
• indirizzo email
• numero di telefono
• dati di navigazione (cookie tecnici e dati di utilizzo)
I dati personali sono forniti volontariamente dall’Utente.
Se non diversamente specificato, tutti i dati richiesti nei nostri moduli sono obbligatori, poiché necessari per poter rispondere alle richieste dell’Utente o per gestire correttamente l’iscrizione a eventi e iniziative.
Nel caso in cui un modulo preveda campi contrassegnati come facoltativi, l’Utente può scegliere liberamente di non compilarli, senza alcuna conseguenza sulla fruizione del servizio.
Gli Utenti che avessero dubbi sui dati obbligatori o facoltativi sono invitati a contattare il Titolare.
L’Utente si assume la responsabilità dei dati personali di terzi comunicati, inviati o condivisi tramite siti web gestiti dal Titolare e garantisce di avere titolo per il loro trattamento, sollevando il Titolare da qualsiasi responsabilità nei confronti di terzi.
Raccolta dei Dati
I dati personali sono raccolti dal Titolare attraverso due modalità:
• compilazione volontaria da parte dell’Utente di moduli online presenti sui siti gestiti dal Titolare (moduli contatto, iscrizione agli eventi, richiesta materiali informativi);
• compilazione di un modulo cartaceo, fornito durante eventi in presenza organizzati dal Titolare nell’ambito delle attività statutarie.
In entrambi i casi i dati vengono trattati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, pertinenza e minimizzazione.
Modalità e luogo del trattamento dei Dati
Modalità di trattamento
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati personali, impedendo accessi non autorizzati, divulgazione, alterazioni o distruzioni non consentite.
Il trattamento è effettuato con strumenti informatici e/o telematici e, solo quando necessario, anche in forma cartacea, secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.
Oltre al Titolare, possono avere accesso ai dati esclusivamente soggetti autorizzati al trattamento (personale amministrativo, segreteria, collaboratori incaricati della gestione degli eventi), nonché fornitori terzi che prestano servizi funzionali all’organizzazione degli eventi, alla gestione dei siti web o delle comunicazioni.
Tali soggetti, quando necessario, sono nominati Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’elenco aggiornato dei Responsabili può essere richiesto al Titolare tramite i recapiti indicati.
Il trattamento avviene all’interno dell’Unione Europea. Eventuali trasferimenti verso paesi terzi avverranno nel rispetto degli articoli 44–49 GDPR.
Base giuridica del trattamento
Il Titolare tratta i dati personali dell’Utente quando ricorre almeno una delle seguenti condizioni:
• consenso esplicito dell’Utente (es. iscrizione a un evento, richiesta informazioni, richiesta materiali informativi);
• esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’Utente (es. gestione dell’iscrizione a un evento o alla formazione);
• adempimento di obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare;
• legittimo interesse del Titolare, quali l’organizzazione degli eventi istituzionali, la sicurezza delle attività svolte e il miglioramento dei servizi formativi;
• in casi specifici, quando applicabile, l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.
L’Utente può richiedere in qualsiasi momento chiarimenti sulla concreta base giuridica applicata a ciascun trattamento, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
Luogo del trattamento
I dati personali sono trattati presso le sedi operative del Titolare e nei luoghi in cui si trovano i soggetti autorizzati al trattamento o i Responsabili esterni nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Ulteriori informazioni possono essere richieste direttamente al Titolare utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.
Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi (extra UE) avvengono esclusivamente nel rispetto degli articoli 44–49 GDPR, garantendo adeguati livelli di protezione, ad esempio mediante:
• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea;
• Clausole Contrattuali Standard (SCC);
• misure supplementari tecnico-organizzative, quando necessarie.
L’Utente può richiedere in qualsiasi momento informazioni dettagliate sulla base giuridica del trasferimento e sulle misure di sicurezza applicate.
Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione previsti dal GDPR.
In particolare:
• Dati trattati per finalità precontrattuali o contrattuali (iscrizione eventi, gestione richieste, organizzazione attività informative): conservati per il periodo necessario all’erogazione del servizio e comunque non oltre 24 mesi dal termine dell’evento o dalla conclusione delle attività correlate, salvo diversa necessità amministrativa o legale.
• Dati trattati sulla base del legittimo interesse del Titolare (es. sicurezza delle attività, organizzazione interna degli eventi, difesa in giudizio): conservati per il tempo strettamente necessario al soddisfacimento di tale interesse.
• Dati trattati sulla base del consenso (es. invio di comunicazioni informative o promozionali): conservati fino alla revoca del consenso da parte dell’Utente.
Il Titolare potrebbe conservare i dati per un periodo superiore qualora ciò sia necessario per adempiere obblighi legali, contabili o per ordine dell’autorità.
Una volta scaduti i termini di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati in modo irreversibile.
Dopo la cancellazione, non sarà più possibile esercitare i diritti di accesso, rettifica, portabilità o cancellazione riferiti ai dati scaduti.
Finalità del trattamento dei dati raccolti
I dati personali dell’Utente sono trattati dal Titolare per consentire l’erogazione dei servizi istituzionali e informativi, nonché per la gestione degli eventi formativi organizzati dall’Associazione culturale A.R.O.N. Le finalità del trattamento includono:
1. Gestione delle richieste inviate tramite moduli online o cartacei
– rispondere a richieste di informazioni;
– gestione dei contatti;
– invio di materiali richiesti (es. Guida Introduttiva, brochure, programmi didattici);
– iscrizione e partecipazione a eventi, Open Day, webinar o incontri informativi.
2. Adempimento degli obblighi precontrattuali e contrattuali
– organizzazione dell’evento o del servizio richiesto;
– comunicazioni operative (orari, link di partecipazione, aggiornamenti organizzativi);
– eventuale gestione amministrativa o contabile correlata.
3. Invio di comunicazioni informative e di aggiornamento
(in seguito a una richiesta dell’Utente o con consenso specifico ove necessario):
– aggiornamenti sulle attività della Scuola;
– novità sui percorsi formativi;
– follow-up dopo la partecipazione a eventi informativi.
4. Invio di comunicazioni promozionali e newsletter
Solo previo consenso specifico e separato, l’indirizzo email o il numero di telefono possono essere utilizzati per:
– newsletter;
– comunicazioni promozionali o di marketing diretto;
– inviti a eventi futuri;
– richieste di feedback o questionari.
5. Statistica e analisi dei dati di navigazione
– valutazione del funzionamento dei siti web;
– analisi statistiche aggregate e anonime;
– miglioramento dell’esperienza utente e dei contenuti formativi.
6. Visualizzazione di contenuti da piattaforme esterne
(ad es. YouTube, Vimeo, Google Maps, moduli integrati):
– erogazione di contenuti ospitati su piattaforme di terze parti;
– eventuali cookie o strumenti di tracciamento, secondo quanto descritto nella Cookie Policy.
Trattamento di immagini, audio e video durante gli eventi
Durante gli eventi organizzati dal Titolare (Open Day, masterclass, incontri informativi, seminari, lezioni aperte), possono essere realizzate fotografie, riprese audio/video o contenuti multimediali a scopo documentale e promozionale, tramite:
– personale interno;
– videomaker autorizzati;
– collaboratori occasionali incaricati.
L’utilizzo delle immagini o dei filmati ha esclusivamente finalità istituzionali e promozionali delle attività del Titolare, attraverso:
– siti web gestiti dal Titolare;
– canali social ufficiali;
– campagne sponsorizzate (Facebook Ads, Google Ads e simili);
– materiali informativi o presentazioni a eventi pubblici.
Quando la presenza dell’Utente nelle immagini è di gruppo, accidentale o non riconducibile a una rappresentazione individuale, l’uso delle immagini avviene ai sensi dell’art. 97 della Legge sul Diritto d’Autore, senza necessità di un consenso aggiuntivo, purché:
– l’immagine non rechi pregiudizio alla dignità dell’interessato;
– non si tratti di un ritratto individuale destinato a finalità commerciali specifiche.
Qualora l’immagine sia chiaramente riconducibile all’Utente in modo individuale, oppure sia destinata a un utilizzo identificativo, sarà richiesto specifico consenso prima della diffusione.
Diritti dell’Utente (Interessato)
L’Utente, in qualità di interessato ai sensi degli artt. 15–22 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), può esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti relativi ai dati personali trattati dal Titolare.
1. Diritto di revoca del consenso
L’Utente può revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
2. Diritto di opposizione
L’Utente può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali fondato sul legittimo interesse del Titolare o di terzi.
In caso di trattamento per finalità di marketing diretto, l’opposizione può essere esercitata senza necessità di motivazione.
3. Diritto di accesso ai dati
L’Utente ha diritto di ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento di dati personali che lo riguarda, di conoscere le finalità, le categorie dei dati, i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati possono essere comunicati, nonché di ricevere copia dei dati stessi.
4. Diritto di rettifica
L’Utente può richiedere l’aggiornamento, la correzione o l’integrazione dei dati personali inesatti o incompleti.
5. Diritto alla limitazione del trattamento
L’Utente può ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR (ad esempio contestazione dell’esattezza dei dati, opposizione al trattamento o trattamento illecito).
In tali casi, i dati saranno trattati esclusivamente per la conservazione, salvo obblighi di legge o esplicita richiesta dell’Utente.
6. Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”)
L’Utente può chiedere la cancellazione dei propri dati personali quando ricorrono le condizioni previste dall’art. 17 GDPR (dati non più necessari, revoca del consenso, opposizione al trattamento, obbligo legale di cancellazione, trattamento illecito).
7. Diritto alla portabilità dei dati
L’Utente ha diritto di ricevere i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e di trasmetterli a un altro titolare senza impedimenti, quando tecnicamente possibile.
Il diritto si applica ai trattamenti basati sul consenso o su un contratto ed effettuati con mezzi automatizzati.
8. Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo
L’Utente può presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o ad altra autorità competente, qualora ritenga che il trattamento violi la normativa in materia di protezione dei dati personali.
Esercizio dei diritti dell’Utente
Per esercitare i diritti descritti nella presente Informativa, l’Utente può inviare una richiesta al Titolare ai recapiti indicati (email: segreteria@scuolearon.com).
Le richieste sono gestite gratuitamente e senza ingiustificato ritardo, comunque entro 30 giorni dal ricevimento, salvo proroghe nei casi previsti dall’art. 12 GDPR.
Il Titolare può richiedere informazioni aggiuntive qualora sia necessario verificare l’identità del richiedente.
L’Utente può inoltre consultare la modulistica messa a disposizione dal Titolare o sul sito del Garante Privacy (www.garanteprivacy.it), fermo restando che la validità della richiesta non dipende dall’uso di moduli specifici.
Revoca del consenso
Quando il trattamento si basa sul consenso, l’Utente può revocarlo in qualsiasi momento.
Per revocare il consenso è sufficiente inviare una comunicazione scritta all’indirizzo:
indicando chiaramente la richiesta e allegando, ove necessario, un documento di identificazione.
La richiesta verrà gestita entro 30 giorni.
Trasferimenti extra UE
Il Titolare non effettua, di propria iniziativa, trasferimenti di dati personali verso Paesi extra UE, salvo quanto eventualmente richiesto per l’utilizzo di strumenti forniti da terze parti (es. piattaforme di videoconferenza, social network, servizi cloud).
In tali casi, il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44–49 GDPR e delle misure di garanzia offerte dai gestori delle piattaforme (es. Clausole Contrattuali Standard).
Per i trasferimenti effettuati autonomamente dalle piattaforme di terze parti (es. Facebook, Google, Instagram, YouTube), si rimanda alle rispettive privacy policy.
Difesa in giudizio
I dati personali dell’Utente possono essere utilizzati dal Titolare per la difesa dei propri diritti in sede giudiziaria o nelle fasi preparatorie di un eventuale contenzioso, derivante da un uso improprio dei servizi offerti o da comportamenti illeciti.
L’Utente è consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a comunicare i dati personali su richiesta delle autorità pubbliche competenti, nei casi previsti dalla legge.
Informative specifiche
Qualora l’Utente richieda servizi particolari o partecipi ad attività che comportano forme specifiche di trattamento (ad es. registrazioni video individuali, utilizzo di piattaforme esterne, attività formative personalizzate), il Titolare potrà fornire informative aggiuntive o più dettagliate, che integrano e completano la presente Privacy Policy.
Informazioni non contenute in questa Informativa
L’Utente può richiedere in qualsiasi momento ulteriori chiarimenti riguardo al trattamento dei dati personali, ai Responsabili esterni o alle misure di sicurezza adottate dal Titolare, contattando:
Modifiche alla presente Privacy Policy
Il Titolare del trattamento si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, nel rispetto della normativa vigente.
Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina, che l’Utente è invitato a consultare periodicamente per verificare eventuali aggiornamenti, prendendo come riferimento la data di ultima modifica indicata al termine del documento.
Qualora le modifiche riguardino trattamenti basati sul consenso dell’Utente, il Titolare provvederà – ove necessario – a richiedere nuovamente il consenso stesso.